Las obligaciones de facturación en España son uno de los deberes formales más importantes para cualquier empresario o profesional. Con la próxima implantación del sistema VeriFactu, cuya entrada en vigor ha sido aplazada a 2027, las exigencias técnicas y de control se reforzarán considerablemente. Conocer con precisión qué facturas hay que emitir, cuándo y con qué contenido es hoy más necesario que nunca, precisamente para llegar a ese momento con los deberes hechos.
La obligación de facturar.
Todo empresario o profesional está obligado a expedir factura, y a conservar copia de la misma, por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realice en el ejercicio de su actividad. Esta obligación se extiende también a los pagos anticipados, con la única excepción de las entregas intracomunitarias de bienes exentas.
La obligación surge con especial intensidad cuando el destinatario es otro empresario o profesional, cuando lo exige para el ejercicio de un derecho tributario, cuando se trata de una exportación o entrega intracomunitaria exenta de IVA, o cuando el destinatario es una Administración Pública o persona jurídica que no actúa como empresario.
Existen, no obstante, determinadas excepciones a esta obligación. Entre ellas se encuentran las operaciones exentas de IVA en ciertos sectores, las realizadas bajo el Régimen Especial del Recargo de Equivalencia o del Régimen Simplificado, las operaciones agrícolas, ganaderas y pesqueras acogidas al régimen especial, y las operaciones financieras y de seguros.
En todos estos casos, sin embargo, la excepción no es absoluta: cuando el destinatario sea empresario o profesional y lo exija, o cuando se trate de entregas de inmuebles, la factura deberá emitirse en todo caso.
Tipos de factura en España:
La normativa distingue dos tipos principales de documentos: la factura completa y la factura simplificada.
- La factura completa es obligatoria en las operaciones entre empresarios y profesionales. Debe contener los datos de identificación del emisor y del destinatario, incluyendo nombre o razón social, NIF y domicilio fiscal, el número de factura con serie correlativa, la fecha de expedición y de operación, la descripción de los bienes o servicios, la base imponible, el tipo impositivo aplicado, la cuota de IVA y el importe total. Cuando en una misma factura concurran operaciones exentas y no exentas, o sujetas a distintos tipos de IVA, las bases imponibles deben desglosarse por separado.
- La factura simplificada, el antiguo ticket, está prevista para operaciones de menor importe o ventas a consumidores finales. Sus requisitos son menos exigentes, aunque si el destinatario es un empresario o profesional y lo solicita expresamente, deberá completarse obligatoriamente con su NIF, domicilio y la cuota de IVA desglosada.
Junto a estos dos tipos ordinarios, existen las facturas recapitulativas, que agrupan varias operaciones para un mismo destinatario dentro de un mismo mes natural y deben emitirse como máximo el último día de ese mes, y las facturas rectificativas, que deben expedirse cuando la factura original no cumple algún requisito legal, cuando la cuota de IVA se determinó incorrectamente o cuando se producen devoluciones, descuentos u otras modificaciones en la base imponible. Las facturas rectificativas deben identificar claramente la factura original que corrigen, llevar una serie propia y emitirse en el plazo máximo de cuatro años desde que se tuvo conocimiento de la circunstancia que motiva la rectificación.
Códigos de factura y facturación electrónica.
Con la futura facturación electrónica, cada factura deberá clasificarse con un código que identifica el tipo de operación. Los más relevantes son los siguientes:
- Código F1 corresponde a las facturas completas y a las simplificadas que identifican al destinatario;
- Código F2 agrupa las facturas simplificadas sin identificación del destinatario y las completas no incluidas en F1;
- Código F3 se utiliza cuando una factura simplificada es sustituida por una completa.
En cuanto a las rectificativas.
- Los códigos R1 a R5 cubren los distintos supuestos: devoluciones, descuentos y modificaciones de precio (R1), concurso de acreedores del cliente (R2), créditos incobrables (R3), resto de supuestos (R4) y rectificación de facturas simplificadas (R5).
Familiarizarse con estos códigos desde ahora tiene sentido, ya que los programas de facturación los utilizarán para generar y remitir los registros de control a la Agencia Tributaria cuando VeriFactu entre en vigor.
VeriFactu: qué es y cómo afectará.
Aunque la obligación de adaptar los sistemas informáticos de facturación al nuevo reglamento técnico ha sido aplazada hasta 2027, conviene conocer desde ahora en qué consiste y qué implicará en la práctica. El objetivo de VeriFactu es garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación y facilitar el control tributario en tiempo real, cerrando las vías de manipulación que han existido hasta ahora.
Bajo este sistema, cada factura emitida deberá incorporar un código QR que permita su verificación. Si el programa envía automáticamente los registros a la Agencia Tributaria, la factura deberá incluir expresamente la mención «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o simplemente «VERI*FACTU». Además, el sistema informático deberá generar y conservar registros de alta y anulación para cada factura, dotados de una huella digital y una firma electrónica que acrediten que no han sido alterados.
En la práctica, todos estos elementos serán generados automáticamente por los programas de facturación homologados. Lo esencial es anticiparse y comprobar que el software que se utiliza actualmente podrá adaptarse a los nuevos requisitos, o planificar con tiempo el cambio a una solución homologada. El aplazamiento a 2027 es una oportunidad para hacer esa transición sin prisas, no una razón para posponer la reflexión.
Las obligaciones de facturación en España no solo implican emitir facturas, sino hacerlo correctamente y conservar toda la documentación, especialmente ante el aumento del control con VeriFactu.
Facturación con Word o Excel.
Las empresas que emiten sus facturas mediante procesadores de texto o hojas de cálculo a un nivel básico, sin procesamiento de datos ni uso de macros, quedarán fuera del ámbito de aplicación de VeriFactu. Sin embargo, esto no las situará en una posición cómoda: precisamente por no estar integradas en el sistema de control automatizado, serán previsiblemente objeto de inspecciones periódicas con mayor frecuencia. Por ello, resulta especialmente recomendable que estas empresas mantengan desde ya una documentación rigurosa y ordenada de toda su facturación, tanto emitida como recibida.
Consecuencias del incumplimiento y recomendaciones:
El incumplimiento de las obligaciones de facturación puede acarrear sanciones significativas. Si tiene dudas sobre si su sistema actual cumplirá con los nuevos requisitos, o sobre qué tipo de factura corresponde emitir en cada operación, nuestro equipo puede ayudarle a revisar su situación y planificar la adaptación con tiempo.
ÁLVARO MORALES SOUSA
SOCIO – ABOGADO
REPRESENTANTE ADUANERO
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