L´obligations de facturation en Espagne est l’une des obligations formelles les plus importantes pour tout entrepreneur ou professionnel exerçant une activité en Espagne. Avec la prochaine entrée en vigueur du système VeriFactu, dont l’application a été reportée à 2027, les exigences techniques et de contrôle seront considérablement renforcées. Il est donc plus que jamais nécessaire de savoir précisément quelles factures doivent être émises, à quel moment et avec quel contenu, afin d’être prêt le moment venu.
Obligation de facturer.
Tout entrepreneur et tout professionnel est tenu d’émettre une facture, et d’en conserver une copie, pour toutes les livraisons de biens et prestations de services effectuées dans le cadre de son activité. Cette obligation s’étend également aux paiements anticipés, à l’exception des livraisons intracommunautaires de biens exonérées.
L’obligation s’impose avec une particulière intensité lorsque le destinataire est un autre entrepreneur ou professionnel, lorsqu’il l’exige pour l’exercice d’un droit de nature fiscale, lorsque l’opération porte sur une exportation ou une livraison intracommunautaire exonérée de TVA, ou lorsque le destinataire est une administration publique ou une personne morale n’agissant pas en qualité d’entrepreneur ou de professionnel.
Il existe toutefois certaines exceptions à cette obligation. Parmi celles-ci figurent les opérations exonérées de TVA dans certains secteurs, les opérations réalisées sous le régime spécial de la surcharge d’équivalence ou du régime simplifié, les activités agricoles, d’élevage et de pêche relevant du régime spécial correspondant, ainsi que les opérations financières et d’assurance. Dans tous ces cas, cependant, l’exception n’est pas absolue : lorsque le destinataire est un entrepreneur ou un professionnel et le demande expressément, ou lorsque l’opération porte sur la livraison d’un bien immobilier, la facture doit être émise sans exception.
Types de factures:
La législation espagnole distingue deux types principaux de documents : la facture complète et la facture simplifiée.
- La facture complète est obligatoire pour les opérations entre professionnels. Elle doit comporter les données d’identification de l’émetteur et du destinataire, nom ou raison sociale, numéro d’identification fiscale et adresse fiscale, un numéro de facture séquentiel avec série corrélative, la date d’émission et la date de l’opération, la description des biens ou services fournis, la base imposable, le taux de TVA applicable, le montant de la TVA et le montant total à payer. Lorsqu’une même facture regroupe des opérations exonérées et non exonérées, ou soumises à des taux de TVA différents, les bases imposables correspondantes doivent être détaillées séparément.
- La facture simplifiée l’équivalent du ticket de caisse — est destinée aux opérations de faible montant ou aux ventes aux consommateurs finaux. Ses exigences sont moins strictes, bien que si le destinataire est un entrepreneur ou un professionnel et le demande expressément, la facture devra obligatoirement être complétée par son numéro d’identification fiscale, son adresse et le détail du montant de TVA.
Outre ces deux types ordinaires, la réglementation prévoit les factures récapitulatives — qui regroupent plusieurs opérations pour un même destinataire au cours d’un même mois civil et doivent être émises au plus tard le dernier jour de ce mois — et les factures rectificatives, qui doivent être émises lorsque la facture originale ne satisfait pas à une exigence légale, lorsque le montant de TVA a été calculé de manière incorrecte, ou en cas de retours, de remises ou d’autres modifications de la base imposable. Les factures rectificatives doivent identifier clairement la facture originale qu’elles corrigent, porter leur propre série et être émises dans un délai maximum de quatre ans à compter de la date à laquelle la circonstance justifiant la rectification a été portée à la connaissance de l’émetteur.
Codes de facturation :
Dans le cadre de la future facturation électronique, chaque facture devra être classifiée à l’aide d’un code identifiant le type d’opération. Les plus importants sont les suivants :
- Le code F1 correspond aux factures complètes et aux factures simplifiées identifiant le destinataire ;
- Le code F2 regroupe les factures simplifiées sans identification du destinataire et les factures complètes ne relevant pas du code F1 ;
- Le code F3 est utilisé lorsqu’une facture simplifiée est remplacée par une facture complète. Pour les factures rectificatives,
- Les codes R1 à R5 couvrent les différentes situations : retours, remises et modifications de prix (R1), procédure collective à l’encontre du client (R2), créances irrécouvrables (R3), autres cas rectificatifs (R4) et rectification de factures simplifiées (R5).
Se familiariser dès à présent avec ces codes est pertinent, dans la mesure où les logiciels de facturation les utiliseront pour générer et transmettre les enregistrements de contrôle à l’Agence fiscale espagnole lors de l’entrée en vigueur de VeriFactu.
VeriFactu.
Bien que l’obligation d’adapter les logiciels de facturation aux nouvelles exigences techniques ait été reportée à 2027, il est utile de comprendre dès maintenant ce que VeriFactu impliquera concrètement. L’objectif du système est de garantir l’intégrité et l’inaltérabilité des enregistrements de facturation et de permettre un contrôle fiscal en temps réel, en supprimant les possibilités de manipulation qui ont existé jusqu’à présent.
Dans ce cadre, chaque facture émise devra comporter un code QR permettant sa vérification. Lorsque le logiciel transmettra automatiquement les enregistrements à l’Agence fiscale, la facture devra également inclure la mention expresse « Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT » ou simplement « VERI*FACTU ». De plus, le système informatique devra générer et conserver des enregistrements d’émission et d’annulation pour chaque facture, dotés d’une empreinte numérique et d’une signature électronique certifiant qu’ils n’ont pas été altérés.
En pratique, tous ces éléments seront générés automatiquement par les logiciels de facturation homologués. L’essentiel est d’agir par anticipation : vérifier que le logiciel actuellement utilisé sera en mesure de répondre aux nouvelles exigences, ou planifier en temps utile la transition vers une solution conforme. Le report à 2027 est une opportunité pour effectuer cette transition sereinement — et non une raison de différer la réflexion.
Le respect des obligations de facturation est essentiel pour éviter les sanctions et anticiper les nouvelles exigences.
Facturation avec Word ou Excel
Les entreprises qui émettent leurs factures à l’aide d’un traitement de texte ou d’un tableur de manière basique — sans traitement de données ni utilisation de macros — ne seront pas soumises à VeriFactu. Toutefois, cette situation ne les place pas pour autant à l’abri : précisément parce qu’elles ne seront pas intégrées au système de contrôle automatisé, elles feront vraisemblablement l’objet d’inspections périodiques plus fréquentes. Il est donc particulièrement recommandé à ces entreprises de tenir dès à présent une documentation rigoureuse et bien organisée de l’ensemble de leur facturation, tant émise que reçue.
Risques et conformité.
Le non-respect des obligations de facturation peut entraîner des sanctions significatives. Si vous avez des questions sur la conformité de votre système actuel aux nouvelles exigences, ou sur le type de facture applicable à une opération donnée, notre équipe peut vous aider à faire le point sur votre situation et à anticiper les adaptations nécessaires.
ÁLVARO MORALES SOUSA
ASSOCIÉ – AVOCAT
REPRÉSENTANT EN DOUANE
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